Términos y condiciones de uso

1. Partes y aceptación

Estos términos regulan la relación entre [RAZÓN SOCIAL] («Prismn», «el proveedor», «nosotros») y la persona física o moral que contrata el servicio para su organización («el cliente»), así como el uso que hacen del servicio las personas a quienes el cliente da una cuenta («usuarios»).

Al contratar Prismn, o al usarlo, el cliente acepta estos términos y nuestro Aviso de privacidad. Quien contrata en nombre de una empresa declara tener facultades para obligarla. Si el cliente y Prismn firman un contrato o una orden de servicio por separado, sus condiciones particulares prevalecen sobre estos términos en lo que se opongan.

Prismn es un servicio para empresas y organizaciones; no está dirigido a consumidores para uso personal ni a menores de edad.

2. El servicio

Prismn es una plataforma en la nube de correo y herramientas de trabajo que se presta por suscripción. Incluye:

• Prismn Mail: correo con el dominio del cliente, accesible desde el portal, las apps y programas compatibles (IMAP/SMTP).
• Drive: almacenamiento y uso compartido de archivos.
• Docs: creación y edición de documentos.
• Forms: formularios y sus respuestas.
• Calendar: calendarios, eventos y páginas de reserva de citas.
• Meet: videollamadas.
• Prismn ID: un solo acceso para todos los servicios, con verificación en dos pasos y llaves de acceso.

Las funciones concretas pueden evolucionar con el tiempo: podemos agregar, mejorar o retirar funciones, procurando no reducir de forma sustancial el servicio contratado durante el periodo pagado y avisando con anticipación los cambios importantes.

3. Cuentas de empresa y administradores

El servicio se contrata por empresa. Cada empresa tiene su propio espacio, aislado del de las demás, y uno o más administradores designados por el cliente. El cliente, a través de sus administradores, es responsable de:

• crear, modificar, desactivar y eliminar las cuentas de sus usuarios y decidir qué servicios usa cada uno;
• que sus usuarios conozcan y cumplan estos términos, y de lo que hagan con sus cuentas;
• contar con las autorizaciones necesarias, incluidas las que exija la legislación de protección de datos frente a su personal y a terceros, para tratar la información que pone en el servicio;
• mantener seguras las credenciales, activar la verificación en dos pasos cuando sea posible y avisarnos de inmediato si sospecha de un acceso no autorizado;
• mantener actualizados sus datos de contacto y facturación.

El alta de cada empresa se confirma después de revisarla; podemos rechazar una solicitud de alta sin expresión de causa.

4. Planes y precios

Todos los planes incluyen toda la suite y usuarios ilimitados; solo cambia el almacenamiento disponible por empresa. Los precios son mensuales, por empresa, en pesos mexicanos:

A los precios se agregará el Impuesto al Valor Agregado (IVA), en su caso, conforme a las disposiciones fiscales aplicables. «Usuarios ilimitados» significa que no cobramos por usuario; las cuentas deben corresponder a personas, áreas o funciones reales de la organización del cliente y están sujetas a la política de uso aceptable.

Podemos modificar los precios y planes. Los cambios de precio se avisarán al cliente con al menos 30 días naturales de anticipación y aplicarán a partir del siguiente periodo de facturación posterior al aviso. Si el cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que el nuevo precio entre en vigor.

El cliente puede cambiar de plan. Al bajar de plan, el almacenamiento usado debe caber en el límite del nuevo plan.

5. Facturación y pago

• El servicio se paga por mes adelantado, por los medios de pago que indiquemos al cliente.
• Emitiremos los comprobantes fiscales que correspondan con los datos que el cliente nos proporcione; el cliente es responsable de que sean correctos.
• Los periodos ya pagados no son reembolsables, salvo que la ley o un acuerdo por escrito disponga otra cosa.
• Falta de pago: si un pago no se recibe en la fecha de vencimiento, avisaremos al cliente. Si el adeudo persiste después del plazo indicado en el aviso, podremos suspender el servicio hasta que se regularice. Durante la suspensión por falta de pago los datos se conservan; si el adeudo no se cubre, podremos terminar el servicio conforme a la sección de suspensión y terminación.

6. Almacenamiento

Cada plan tiene un límite de almacenamiento por empresa, compartido entre todos sus usuarios. Cuentan contra ese límite el correo (mensajes y adjuntos de todos los buzones) y los archivos de Drive, documentos, formularios y sus respuestas, y demás contenido guardado en el servicio.

Los administradores pueden repartir el espacio entre sus usuarios mediante cuotas. Si la empresa llega a su límite, puede dejar de recibir correo o de guardar archivos nuevos hasta que libere espacio o cambie a un plan mayor; avisaremos antes de que esto ocurra.

7. Uso aceptable y política antispam

El cliente y sus usuarios se obligan a usar Prismn de forma lícita. En particular, no está permitido:

• enviar correo masivo no solicitado (spam), comprar o usar listas de destinatarios que no dieron su consentimiento, o usar Prismn como plataforma de envíos masivos de mercadotecnia;
• enviar mensajes engañosos, de phishing o de suplantación de identidad, o distribuir malware;
• almacenar o compartir contenido ilícito o que infrinja derechos de terceros, incluidos derechos de autor y de propiedad industrial;
• intentar acceder sin autorización a cuentas, datos o sistemas, propios de Prismn o de terceros, o vulnerar o eludir medidas de seguridad o límites del servicio;
• usar el servicio de forma que afecte su funcionamiento o la entrega del correo de otros clientes;
• revender el servicio o darlo a terceros ajenos a la organización del cliente sin autorización por escrito.

Límites de envío y monitoreo

Para proteger la reputación de los servidores que comparten todos los clientes, aplicamos límites de envío por buzón y por organización y realizamos un monitoreo automatizado y preventivo del volumen y los patrones de envío, como se describe en el Aviso de privacidad. Los límites pueden ajustarse para prevenir abuso.

Si un buzón o una empresa excede los límites, o muestra un patrón propio de spam o de una cuenta comprometida, podremos retener mensajes en cola para revisión, pausar el envío y suspender temporalmente el buzón o la cuenta mientras se aclara, avisando al cliente. En caso de incumplimiento grave o reiterado de esta política podremos suspender o terminar el servicio.

8. Dominios y DNS del cliente

El cliente usa Prismn con su propio dominio. El cliente es responsable de:

• ser titular del dominio o estar autorizado para usarlo, y mantener vigente su registro y su renovación;
• configurar y mantener los registros DNS que le indiquemos (por ejemplo MX, SPF, DKIM y DMARC) para recibir correo y para que su correo se entregue correctamente;
• las consecuencias de cambios en su DNS o de la pérdida o vencimiento de su dominio, que pueden impedir la recepción o la entrega del correo.

Prismn no es registrador de dominios ni responde por fallas atribuibles al registrador o al proveedor de DNS del cliente.

9. Acceso del proveedor a cuentas y buzones

El cliente reconoce y acepta que personal autorizado de Prismn puede acceder a las cuentas y buzones de su empresa cuando sea necesario para dar soporte técnico solicitado, atender incidentes de seguridad, investigar abuso del servicio (como spam, fraude o suplantación) o cumplir requerimientos legales u órdenes de autoridad competente.

Cada acceso queda registrado y auditado (quién, a qué cuenta, cuándo y desde dónde) y es visible para el cliente en el registro de auditoría de su empresa. Los accesos tienen duración limitada y se restringen al personal que los necesita. El detalle está en el Aviso de privacidad.

10. Tus datos

• El cliente es dueño de sus datos. Los correos, archivos, documentos, formularios, calendarios y demás contenido que el cliente y sus usuarios ponen en Prismn les pertenecen. Prismn no adquiere ningún derecho sobre ellos, salvo la autorización necesaria para alojarlos, procesarlos y transmitirlos con el fin de prestar el servicio.
• Tratamiento: Prismn trata los datos personales contenidos en el servicio por cuenta del cliente, conforme al Aviso de privacidad y a la legislación aplicable, y aplica medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables para protegerlos.
• Exportación al terminar: al terminar el servicio, el cliente podrá exportar sus datos (por ejemplo, correo por IMAP y archivos de Drive) durante el plazo de devolución que le indiquemos al momento de la terminación o que se haya acordado por escrito.
• Eliminación: concluido el plazo de devolución, eliminaremos los datos del cliente. Pueden permanecer por un tiempo limitado en copias de seguridad que se rotan periódicamente hasta ser sustituidas. Conservaremos solo la información que la ley nos obligue a guardar, como la de facturación.
• Respaldos del cliente: recomendamos al cliente mantener sus propios respaldos de la información que considere crítica.

11. Disponibilidad del servicio

Hacemos nuestro mejor esfuerzo para que Prismn esté disponible de forma continua y funcione correctamente, pero no garantizamos que el servicio esté libre de interrupciones o errores, ni ofrecemos un nivel de servicio (SLA) con un porcentaje de disponibilidad comprometido, salvo que se pacte por escrito.

El servicio puede interrumpirse por mantenimiento, que procuraremos programar en horarios de bajo uso y avisar con anticipación cuando sea previsible, así como por fallas de terceros (energía, conectividad, proveedores de infraestructura, DNS o redes de destino del correo) o por causas de caso fortuito o fuerza mayor.

12. Propiedad intelectual

El software, las apps, la marca Prismn, los logotipos y los demás elementos del servicio son propiedad de Prismn o de sus licenciantes. La contratación otorga al cliente y a sus usuarios un derecho de uso no exclusivo, intransferible y limitado a la vigencia de la suscripción, únicamente para usar el servicio conforme a estos términos. No se permite copiar, modificar, descompilar ni hacer ingeniería inversa del software, salvo en lo que la ley permita expresamente.

Si el cliente nos envía sugerencias o comentarios sobre el servicio, podemos usarlos para mejorarlo sin obligación alguna hacia él.

13. Limitación de responsabilidad

En la medida en que la ley aplicable lo permita:

• Prismn no será responsable por daños indirectos o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de negocios o pérdida de oportunidades derivados del uso o de la imposibilidad de usar el servicio.
• Prismn no será responsable por el contenido que el cliente o sus usuarios almacenen o envíen, por el uso que hagan de sus cuentas, ni por daños derivados de credenciales comprometidas por causas no imputables a Prismn.
• La responsabilidad total de Prismn frente al cliente por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al monto efectivamente pagado por el cliente por el servicio durante los tres meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación.

Estas limitaciones no aplican en los casos de dolo o mala fe, ni en aquellos en que la ley no permita limitar la responsabilidad.

El cliente responderá frente a Prismn por los daños que cause el uso del servicio por parte del cliente o de sus usuarios en contravención de estos términos o de la ley, incluidas las reclamaciones de terceros que de ello deriven.

14. Suspensión y terminación

Por el cliente

El cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento avisándonos por escrito a [email protected]. La cancelación surte efecto al final del periodo mensual ya pagado.

Por Prismn

Podemos suspender, total o parcialmente, el servicio o cuentas específicas de inmediato cuando sea necesario para proteger la seguridad de la plataforma, de otros clientes o de terceros (por ejemplo, ante una cuenta comprometida o envío de spam), por falta de pago, o por requerimiento de autoridad competente. Avisaremos al cliente y, cuando sea posible, le daremos oportunidad de corregir la situación.

Podemos terminar el servicio por incumplimiento grave o reiterado de estos términos, por falta de pago no regularizada, o sin causa avisando con al menos 30 días naturales de anticipación; en este último caso, reembolsaremos la parte proporcional de lo pagado por un periodo no utilizado.

Efectos

Al terminar el servicio, las cuentas dejan de estar disponibles para su uso normal y se aplica lo previsto en la sección Tus datos sobre exportación y eliminación. Las secciones que por su naturaleza deban seguir vigentes (como pagos pendientes, limitación de responsabilidad y ley aplicable) subsistirán a la terminación.

15. Cambios a estos términos

Podemos modificar estos términos. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es importante, lo avisaremos a los administradores de las empresas cliente con anticipación razonable. Si el cliente continúa usando el servicio después de la entrada en vigor de los cambios, se entiende que los acepta; si no está de acuerdo, puede cancelar su suscripción.

16. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Para su interpretación y cumplimiento, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes de [CIUDAD], renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro, salvo que la ley aplicable disponga otra cosa.

Si alguna disposición de estos términos se considera inválida, las demás seguirán vigentes.

17. Contacto

Para dudas sobre estos términos, soporte o avisos relacionados con el servicio, escríbenos a [email protected].