Aviso de privacidad

1. Quién es responsable

[RAZÓN SOCIAL] («Prismn», «nosotros») es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este aviso, en los términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y demás disposiciones aplicables.

Para cualquier asunto de privacidad escríbenos a [email protected].

2. Qué es Prismn

Prismn es una plataforma de correo y herramientas de trabajo que contratan las empresas (nuestros «clientes») para su personal. Prismn aloja los buzones y los datos de cada empresa cliente: correo electrónico, archivos y documentos (Drive y Prismn Docs), formularios y sus respuestas, calendarios y citas, y videollamadas (Prismn Meet). Se usa desde los subdominios de prismn.com.mx, desde las apps para teléfono y computadora, y desde programas de correo compatibles (IMAP/SMTP).

Los datos de cada empresa están aislados: una empresa no puede ver los buzones, archivos, calendarios, formularios, directorio, grupos ni registros de otra. Solo se comparte con personas de la misma empresa, o mediante enlaces públicos cuando la empresa los permite.

3. Quién decide sobre los datos

• La empresa cliente decide quién tiene cuenta y para qué. Su administrador crea, modifica, desactiva y elimina los buzones; decide qué servicios usa cada persona (correo, Drive, documentos, formularios, calendario, Meet); puede cerrar sesiones y consultar el registro de auditoría de su empresa. Respecto de los datos de su personal y de sus comunicaciones, la empresa actúa como responsable.
• Prismn trata esos datos por cuenta de la empresa cliente, como encargado, únicamente para prestar el servicio contratado, mantenerlo seguro y cumplir la ley. Prismn es responsable directo de los datos de contacto y facturación de sus clientes, de los datos que recibe a través de este sitio y de los registros técnicos y de seguridad de la plataforma.

4. Qué datos tratamos

• Cuenta: nombre, dirección de correo, empresa, rol (administrador o miembro), servicios habilitados, foto de perfil (si la pones), preferencias y, si los activas, la verificación en dos pasos y las llaves de acceso (passkeys).
• Buzón y credenciales: los mensajes, carpetas y adjuntos de tu buzón, alojados en nuestros servidores de correo. La contraseña del buzón se guarda cifrada.
• Archivos y documentos: lo que subes o creas en Drive y Prismn Docs, sus versiones, comentarios y con quién lo compartes.
• Formularios: los formularios que creas y las respuestas que reciben, incluidas las de personas sin cuenta que los responden.
• Calendario: eventos, invitados y recordatorios; en las páginas de reserva, el nombre, correo, teléfono (si se pide) y respuestas de quien reserva una cita.
• Videollamadas (Prismn Meet): el audio y el video viajan en tiempo real por nuestros servidores para conectar a los participantes y no se graban. Guardamos el historial de reuniones y llamadas (quién, cuándo y si se contestó).
• Confirmación de lectura: en los correos enviados desde la plataforma, si el destinatario es de tu misma empresa se usa la marca de leído de su propio buzón; si es de fuera, el mensaje lleva una imagen invisible (píxel) que indica cuándo se abrió (no quién). La copia guardada en tus enviados no la lleva.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, aparato, sistema y versión de la app, fecha y hora de los accesos, sesiones abiertas, tokens de notificaciones, intentos fallidos de acceso y un registro de acciones sensibles (entradas a la cuenta, cambios de permisos, archivos compartidos, accesos de soporte).
• Metadatos de envío: volumen, destinatarios, horarios y resultado de los envíos de correo, necesarios para la entrega y para el monitoreo antiabuso descrito más abajo.
• Clientes: datos de contacto y de facturación de la empresa que contrata y de sus representantes.

5. Datos que nos envías desde este sitio

Si nos escribes desde prismn.com.mx para solicitar acceso o un plan, recibimos los datos que incluyas en tu mensaje (por ejemplo, tu nombre, correo, teléfono, empresa y lo que nos cuentes de ella). Los usamos para responderte, evaluar el alta de tu empresa, preparar la contratación y, en su caso, darla de alta. No los usamos para enviarte publicidad sin que lo pidas.

Este sitio informativo no usa cookies ni herramientas de analítica o publicidad de terceros. Como cualquier servidor web, registra datos técnicos de cada visita (dirección IP, fecha y hora, página solicitada y navegador) para su funcionamiento y seguridad.

6. Para qué los usamos

• Prestar el servicio: recibir, guardar y enviar correo; sincronizar archivos, calendarios y formularios; conectar videollamadas; enviar avisos.
• Administrar las cuentas según lo que decida la empresa cliente (altas, bajas, cuotas de almacenamiento, servicios).
• Proteger las cuentas y la plataforma: detectar accesos sospechosos, bloquear ataques de fuerza bruta, prevenir el envío de spam y el abuso del servicio.
• Dar soporte técnico a las empresas cliente y a sus usuarios.
• Atender solicitudes de contratación y administrar la relación comercial y la facturación con nuestros clientes.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Todas estas finalidades son necesarias para prestar el servicio. No usamos tus datos para publicidad, no los vendemos y no te rastreamos en otras apps o sitios. Prismn no contiene anuncios ni herramientas de analítica publicitaria de terceros.

7. Monitoreo preventivo contra spam y abuso

Para proteger la reputación de los servidores que comparten todas las empresas cliente, y la entrega de su correo, Prismn realiza un monitoreo automatizado y preventivo del volumen y los patrones de envío de correo.

Aplicamos límites de envío por buzón y por organización. Si un buzón o una empresa los excede o muestra un patrón propio de spam o de una cuenta comprometida (por ejemplo, envíos masivos repentinos), sus mensajes pueden quedar retenidos en cola para revisión, el envío puede pausarse y el buzón puede suspenderse temporalmente mientras se aclara, avisando a la empresa.

Este monitoreo se basa principalmente en datos de envío (cantidad, frecuencia, destinatarios y resultado de la entrega). Solo cuando es necesario para investigar un incidente concreto se revisa el contenido de los mensajes implicados, en los términos de la sección siguiente.

8. Acceso del personal de Prismn a cuentas y buzones

Personal autorizado de Prismn puede acceder a las cuentas y los buzones de las empresas cliente cuando sea necesario para:

• dar soporte técnico solicitado por la empresa o por el usuario;
• atender incidentes de seguridad (por ejemplo, una cuenta comprometida);
• investigar abuso del servicio, como spam, fraude o suplantación de identidad;
• cumplir requerimientos legales u órdenes de autoridad competente.

Cada acceso queda registrado y auditado: quién entró, a qué cuenta, cuándo y desde dónde. La empresa lo ve en su propio registro de auditoría como «Proveedor Prismn (soporte)», y mientras dura el acceso la sesión muestra un aviso visible. Estos accesos tienen una duración limitada y se restringen al personal que los necesita.

Los administradores de cada empresa también pueden entrar al buzón de las personas de su empresa desde el panel de administración; esos accesos quedan igualmente registrados en la auditoría de la empresa.

9. Dónde se guardan los datos

Los datos se guardan en servidores administrados por Prismn. Los buzones, archivos y bases de datos de todas las empresas cliente residen en esa infraestructura, con separación lógica por empresa.

10. Con quién se comparten

• Tu empresa: su administrador gestiona tu cuenta y puede consultar los registros de su empresa.
• Personas con quienes tú compartes: mensajes que envías, y archivos, calendarios, formularios o enlaces que decides compartir.
• Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio (subprocesadores): servicios de notificaciones de cada sistema (para avisarte en el teléfono, la computadora o el navegador; el aviso lleva un título y un resumen breve), infraestructura y conectividad y, solo cuando tú lo pides dentro de un documento o formulario, proveedores de modelos de lenguaje para el asistente Aurora. Les exigimos tratar los datos únicamente para prestar ese servicio y con medidas de seguridad equivalentes a las nuestras.
• Autoridades: solo cuando la ley nos obligue o exista un requerimiento fundado y motivado.

Algunos de esos proveedores pueden tratar datos fuera de México. Estas transferencias son necesarias para prestar el servicio contratado y se realizan en los supuestos en que la LFPDPPP no exige tu consentimiento. No transferimos datos a terceros para sus propios fines.

11. Cookies y almacenamiento en el navegador

En la plataforma (no en este sitio informativo) usamos:

• Cookie de sesión prismn_rt: mantiene tu sesión abierta en todos los subdominios de prismn.com.mx (correo, documentos, Drive, formularios, calendario y Meet), de modo que entras una vez y al cerrar sesión se cierra en todos. Es HttpOnly (las páginas no pueden leerla), segura (solo viaja cifrada) y no se usa para nada más.
• Almacenamiento local del navegador: el token de acceso de corta duración y tus preferencias (tema claro u oscuro, vista, filtros, sonido).

No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

12. Permisos de las apps

• Notificaciones: para avisarte de correos, recordatorios y llamadas.
• Cámara y micrófono: para las videollamadas y para tomar una foto que quieras adjuntar.
• Fotos y archivos: solo los que tú eliges para adjuntar o guardar.

Puedes retirar cualquiera de estos permisos desde los ajustes de tu aparato; la app seguirá funcionando sin esa parte.

13. Cuánto tiempo los conservamos

• Mientras la empresa cliente mantenga contratado el servicio y tu cuenta exista en ella.
• Cuando el administrador de tu empresa elimina tu buzón, se borran el buzón, la cuenta, las sesiones y la copia de tu correo; tus archivos de Drive y tus formularios se transfieren al administrador de la empresa para que la empresa no pierda su información.
• Al terminar el contrato, los datos de la empresa se eliminan una vez concluido el plazo acordado con ella para su devolución.
• Los datos borrados pueden permanecer por un tiempo limitado en copias de seguridad que se rotan periódicamente hasta que son sustituidas.
• Los registros de seguridad y auditoría, y los datos de facturación, se conservan el tiempo necesario para la seguridad de la plataforma y el que marque la ley.

14. Cómo los protegemos

• Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) en el portal, las apps y los protocolos de correo (IMAP y SMTP con SSL/TLS).
• Contraseñas de buzón guardadas cifradas; verificación en dos pasos y llaves de acceso (passkeys) disponibles para todas las cuentas.
• Sesiones revocables: puedes ver y cerrar tus sesiones desde Ajustes → Seguridad, y el administrador de tu empresa puede cerrarlas o desactivar cuentas al momento.
• Bloqueo automático ante intentos repetidos de acceso, aislamiento de datos por empresa y registro de auditoría de acciones sensibles y de accesos de soporte.

15. Tus derechos (ARCO)

Puedes ejercer tus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (derechos ARCO), así como revocar tu consentimiento y limitar el uso o divulgación de tus datos.

• Si tu cuenta es de una empresa cliente, dirígete primero al administrador de tu empresa, que controla tu cuenta; Prismn le ayudará a atender la solicitud.
• También puedes escribir a [email protected] indicando tu nombre, el correo de tu cuenta, el derecho que quieres ejercer, una descripción clara de lo que pides y un medio para comprobar tu identidad.

Te responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles y, si procede, haremos efectiva la solicitud dentro de los 15 días hábiles siguientes, conforme a la LFPDPPP. Si consideras que tu derecho no fue atendido, puedes acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales.

16. Eliminar tu cuenta y tus datos

Las cuentas de empresa las elimina el administrador de la empresa desde su panel. Si no puedes contactarlo, o tu solicitud es sobre datos que Prismn trata por cuenta propia:

1. Escribe a [email protected], de preferencia desde tu correo de Prismn, con el asunto «Eliminar mis datos de Prismn».
2. Confirmaremos que la solicitud es tuya y, si la cuenta es de una empresa, lo coordinaremos con su administrador.
3. Te avisaremos cuando la eliminación esté hecha.

17. Menores de edad

Prismn es una herramienta de trabajo para empresas y no está dirigida a menores de edad.

18. Cambios a este aviso

Si cambiamos este aviso, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es importante, lo avisaremos a los administradores de las empresas cliente y en la plataforma.

El uso del servicio se rige también por nuestros Términos y condiciones de uso.